интернет-журнал о бизнесе, карьере и образовании
-3 .. -5
  • Курсы ЦБ РФ
  • $ 59.01
  • 69.40
спецпроект
Меняющие мир

Check it

 

Мир охвачен манией списков, чек-листы — одна из их разновидностей, но гораздо более полезная, чем, скажем, to-do-листы, хотя бы потому, что список «Что надо сделать» — это всегда отчасти фантазия, декларация о намерениях (неизвестно еще, выполните вы все запланированное или нет), а вот список «Проверь это» — предельно конкретен. Вы беретесь за него, когда у вас уже есть какой-то результат и вы не хотите его испортить досадной мелочью, позабытой в спешке или порыве вдохновения.

Рассказываем, как и зачем создавать чек-листы. Читайте и применяйте. Прямо с этого понедельника.

Текст: Анна Чуруксаева

 

Обычно чек-лист — это список, умещающийся на одном листке. Около каждого пункта должно быть место, чтобы поставить галочку или любой другой знак «проверено», в программах такой квадратик называется «чекбокс», флажок. Можно обойтись и без этого, но есть риск, что ваш глаз замылится, вы формально пробежитесь по пунктам, не вникая в них, а вот если придется каждый раз совершать движение и отмечать эти самые пункты, то автоматизма реально избежать.

Самый примитивный чек-лист — список покупок или вещей, которые нужно взять в дорогу. Усложненный вариант — список документов и действий необходимых, например, для того, чтобы получить визу. Не путайте такой чек-лист с километровой инструкцией! В чек-листе не нужны детали, разъяснения, он только для вас, уже знающего все эти подробности. Смысл чек-листа — переложить из головы на бумагу или в файл то незначимое, что может испортить результат. Скажем, если вы сдаете дизайн-проект, то чек-лист поможет проверить, на каждом ли листе презентации есть рамка, одинакового ли кегля подписи и др.

 

 

Для вдохновения почитайте книгу, которую написал хирург Атул Гаванди, — «Чек-листы. Как избежать глупых ошибок, ведущих к фатальным последствиям». В ней он рассказывает о том, как внедрял чек-листы в больницах и какой эффект это давало. Он обратил внимание на то, что врачи не выполняют элементарные процедуры — могут забыть помыть руки, сменить иглу катетера, отчего высок процент воспалений, инфекционных заболеваний. Стоило ввести чек-листы, а также наделить медсестер полномочиями следить за тем, выполняют ли врачи все положенные подготовительные действия, процент таких заболеваний снизился едва ли не до нуля.

«Чек-лист спасает от неудач, — пишет Гаванди. — Он напоминает нам о минимальном количестве нужных шагов и делает их наглядными. Чек-листы не только упрощают проверку, но и вводят строгую дисциплину, при которой повышается производительность». Довольно трудно подчинить свою и так загруженную жизнь «еще одному списку», и самому автору этого удалось добиться не сразу. Зато он пишет о том, сколько жизней удалось спасти благодаря медицинским чек-листам, и это действительно вдохновляющее чтение!

 

 

Предложите такую книгу своим коллегам — сейчас нон-фикшн на волне популярности, к тому же всегда интересно заглянуть в жизнь людей других профессий.

В конце своей книги автор предлагает чек-лист по созданию чек-листов. Давайте вместе пройдемся по самым важным пунктам:

Вы должны четко себе представлять задачу, которую решает чек-лист. Например, если вы пишете хорошие пресс-релизы, вам не нужен чек-лист. А вот если вы регулярно забываете то контакты свои оставить, то дать цитату, то прикрепить иллюстрации и вас потом дергают журналисты, нуждающиеся в материалах, лучше всего составить для себя проверочный список.

Однако это вроде бы понятно. Атул Гаванди дает еще несколько советов, например, убедитесь, что задача является не решаемой другими методами, кроме чек-листа. И правда, незачем плодить сущности. Если вы пользуетесь программой или шаблоном для рассылки пресс-релизов, в них уже заключены все подсказки (отдельные поля для заголовка, для контактов и др.).

 

 

Также стоит убедиться, что при наличии чек-листа задача будет решаться. Маленькая аналогия из моего личного опыта: все мои попытки распланировать неделю при помощи огромного роскошного планировщика провалились потому, что я забывала вытащить этого монстра из ящика стола, не говоря уже о том, чтобы таскать его килограммовое величество с собой. Маленькая бумажка, которая всегда под рукой, оказалась куда эффективнее. Все советуют вешать чек-листы там, где вы их применяете: на рабочем столе, на входной двери. И это вроде бы очевидно. Однако то, что вы увидели чек-лист, еще не означает, что вы им воспользовались. Делайте удобным работу с ним — положите рядом фломастер или ручку для галочек, закладывайте время на сверку перед отправкой задания, убедитесь, что в чек-листе предусмотрено все-все и если вы по нему прошлись и везде проставили галочки, то ваша работа сделана на отлично. Это, кстати, означает, что чек листы могут и должны проходить апгрейд. Не забывайте указывать дату создания чек-листа и дату его редактирования, чтобы не возникало путаницы.

Для создания виртуальных чек-листов подойдет любая программа, в которой можно что-то написать, но, разумеется, прогресс не стоит на месте.

Пользователи хвалят Google Keep, где не просто можно создавать заметки и легко формировать списки, но и удобно с ними работать. Так, смысл пунктов в чек-листе — их вычеркивание или выделение галочками. В Google Keep есть опция Uncheck all items, чтобы снять выделение на всем списке и не создавать его заново, когда он вам понадобится снова. Да и с конкретным пунктом можно работать по-разному: ставить галочку, зачеркивать, удалять из списка.

 

 

При помощи сервиса «Чек-лист. Эксперт» вы сумеете создать профессиональный, сложный чек-лист — тут множество подсказок, а также уже готовые чек-листы по разным отраслям, от «Чек-листа по подготовке к собеседованию (для соискателя)» до «Как восстановиться после праздников». Удобство сервиса заключается в том, что над пунктами располагается полоса выполнения, которая заполняется синим цветом после каждого выполненного пункта. Так вы можете видеть свой прогресс. Не забывайте настраивать опции доступа — только для себя, доступ по ссылке или доступ для всех.

Самый же простой сервис — Printable Checklist. Меняйте заголовок, формируйте пункты — все! Минималистичный дизайн слегка портит реклама, зато больше нет ничего лишнего и сложного.

 

 

И, конечно, бонус для самых внимательных читателей! Специально для вас «Понедельник» составил полезную инструкцию, как провести сетевую чистку, и чек-лист к ней:

1. Чистим личную и рабочую почту от спама, отписываемся от рассылок, настраиваем автоответчик (например, если это позволяют ваши обстоятельства, что ответ придет, скажем, после шести вечера, а если срочно, то позвоните по вот такому номеру);

2. Чистим новостную ленту в соцсетях — отписываемся от групп и обновлений френдов (при этом оставаясь друзьями, если это важно), оставляем в «Телеграме» уведомления только о самых важных обновлениях. Если вы можете прочитать информацию не утром, а вечером, и от этого ничего не поменяется, — смело жмите mute (от англ. «немой» — кнопка отключения звука).

 

 

3. Анализируем по закладкам в избранном и сортируем посещаемые интернет-ресурсы, например, stand-alone-блоги (то есть такие, которые располагаются отдельно, не на какой-то платформе). Хотим мы читать этого автора в его блоге или же лучше подписаться на него в соцсети, если есть такая возможность? Нужен нам этот новостной ресурс или лучше получать самое важное в виде рассылки в «Телеграме»? Для всех отдельных ресурсов устанавливаем адекватную периодичность посещения, чтобы не заглядывать каждый день, если, скажем, нужный нам контент появляется там раз в неделю.

4. Определите для себя, время, когда вы могли бы без ущерба выкладывать фотографии в «Инстаграм», отвечать на комментарии или писать какие-то посты. Это может быть время за завтраком (все мы взрослые люди и читать вам мораль, что пища лучше усваивается, когда вы сосредоточены на ней, а не на гаджете, не собираемся) или по дороге на работу и с нее в метро — у всех по-разному. А, может быть, все рассылки оставить до вечера пятницы, когда уже никто не помешает как следует почитать и насладиться недельным урожаем?

 

 

Чек-лист при этом будет выглядеть так:

Сетевая чистка

В почте: отметить спам, отписаться от рассылок, настроить автоответчик

В соцсети: отписаться от лишних групп и обновлений френдов

В мессенджерах: отписаться от лишнего, отключить уведомления

В закладках браузера: удалить лишнее, подписаться на нужное, принять решение по остальному

В смартфоне: проверить подписки (особенно платные!), удалить лишние приложения, выключить обновлениях

Установить распорядок личной активности в сети (фото, комменты, посты)

Следить за комментариями этой записи   
Войдите с помощью или , чтобы оставить комментарий

Свежие статьи

Цифровая справедливость

Цифровая справедливость

Поможет ли блокчейн справиться с пиратством?

23 ноября 2017 0 19
Не упусти «марсианскую» карьеру

Не упусти «марсианскую» карьеру

Стажировки и практика для всех в крупнейших и престижных компаниях, никто не уйдет без вакансии!

23 ноября 2017 0 74
Анализируй это

Анализируй это

Как открыть собственный диагностический центр и через год вернуть инвестиции?

22 ноября 2017 0 21