интернет-журнал о бизнесе, карьере и образовании
1 .. 3
  • Курсы ЦБ РФ
  • $ 57.51
  • 67.89
спецпроект
Меняющие мир

Афиша

понедельник, 23 октября

«Система» для фрилансера

 

Приходит момент, когда фрилансер понимает, что пора установить определенную систему в своей работе. Как это сделать? И что такое вообще «система» в этом случае? Дизайнер Елена Карелина продолжает знакомить с работой фрилансера.

Текст: Светлана Хаматова

 

Многие считают, что человеку с сильной волей, уверенному в себе, никакие системы не нужны. На самом деле, разница между человеком, который сам по себе высокоорганизован, и тем, кто пользуется советами других, в том числе пособиями по тайм-менеджменту, не слишком велика. Просто первый выстраивает систему интуитивно, полагая, что «это же очевидные вещи!»

 

— Возможно ли с первого дня работы установить какую-либо эффективную систему?

— В принципе, если есть кто-то, кто может помочь выстроить эту систему, то возможно. Но лично у меня было не так, и я не знаю людей, у которых был бы иной, положительный опыт. Хотя, наверное, такие люди есть.

 

— Почему? С чем это связано? Неужели так трудно составить распорядок дня и план взаимодействия с клиентами?

— На первых порах просто не думаешь об этом. Во-первых, человек попадает в совершенно иной мир, где нужно действовать не так, как он привык. Не зря же стала заезженной фраза «Забудьте все, чему вас учили». Осваиваться в новых условиях и одновременно формировать систему работы трудно, так как ты не знаешь порой, как вообще поступить сейчас, что будет завтра и так далее. Во-вторых, в начале работы всегда, с одной стороны помогает, с другой стороны, мешает желание для первых клиентов сделать все-все-все, чтобы их удержать, чтобы они остались довольны, чтобы заплатили. Поэтому фрилансер будет работать для них ночью, забывать про обед, звонить за свой счет в Москву, приедет на такси за город, придет на встречу в неудобное и дорогое для него место, представит полсотни вариантов выполнения одной-единственной работы. Не стоит из моих слов делать вывод, что энтузиазм, искреннее желание выполнить свою задачу — это плохо.

Просто одного энтузиазма недостаточно, следует понимать разницу между «работать много» и «работать эффективно». Если вы едете на встречу ради 15-минутной беседы, которую можно было бы провести по телефону или Skype, вы теряете время. Иногда это оправданно — ради личного контакта и расположения клиента, иногда нет. Чтобы определить, в каком случае как поступать, все-таки нужен опыт. Кроме того, осознанная необходимость в системе появляется далеко не в первый момент.

 

 

— А когда? Можно как-то обозначить этот этап?

— Когда период вхождения в работу сменяется собственно работой, а первые шаги в профессии — бегом по выбранному пути. Система необходима, когда растет количество заказов и от человека требуется реальная многофункциональность. Какой-то заказ он только получил, другой на середине, третий близок к завершению, по четвертому пора получать оплату. И если до этого отсутствие системы как-то компенсировалось тем, что все свое время ты тратишь на один заказ, то теперь нужно распределять усилия.

Более того, когда заказов много, ты сам видишь повторяющиеся этапы их выполнения — и типичные ошибки, которых можно было бы избежать, если заранее продумать ход работы и взаимодействия с клиентом. А главное, система — это не просто гарант повышения твоей работоспособности как машины, но и единственная возможность выкроить время для вещей, которые не менее важны в нашей жизни, чем работа: общение с любимым человеком, друзьями, родными, развлечения, занятия спортом и самообразованием — без последнего вообще никакого прогресса не будет.

 

— Что входит в понятие «система» для фрилансера?

— Для фрилансера, который работает по большей части дома, в это понятие входит практически всё, начиная от времени утреннего подъема до определения границ, когда твой рабочий день закончен, и — очень важно! — корректного доведения этой информации до клиентов. Потому что, подчеркну, система — это не барьер, который отгораживает вас от клиентов, а схема взаимодействия, которая помогает им и вам комфортно двигаться к общей цели.

 

— А разве для клиента не лучше, если вы тратите на него все время и силы в доступе в режиме, что называется, 24/7?

— С первого взгляда, да. И вряд ли вы найдете клиента, который бы сказал вам иное. Однако на деле, чем больше ненужного внимания, тем больше возникает ошибок, спорных вопросов. Например, из десяти вариантов логотипа выбирать труднее, чем из трех. На практике вы можете предоставить десять вариантов не лучшего качества, и заказчик остановится на худшем из них. И вы сами же об этом пожалеете. Более приемлемая ситуация, когда из трех добротных вариантов он выберет любой и вы просто продолжите работу. Повторю: вы со своей профессиональной стороны должны предложить клиенту не кипу набросков-наработок, а квинтэссенцию, выжимку наивысшего качества. А еще, чем больше вы берете заказов, тем существеннее ваш опыт и тем быстрее в будущем вы делаете какие-то промежуточные этапы, в итоге это ускоряет вашу работу в целом.

 

 

— Вернемся к системе. Как ее построить? Точнее выбрать? Мы же, по сути, говорим о тайм-менеджменте? А вариантов его предлагают множество.

— Какие-то системы помогают тебе организовать всю твою жизнь, а какие-то — только справиться с отдельными мелочами. Первое мне нравится больше, потому что в какой-то момент я осознала, что работа занимает такое огромное место в моей жизни, что на что-то другое приходится бронировать полчаса-час в неделю и при этом я чувствовала вину, что сижу, скажем, в кинотеатре, а не тороплюсь сдать заказчику работу этим вечером, а не следующим утром, как мы договаривались. Перфекционизм — это тоже распространенная болезнь фрилансеров, потому что лучших рекомендуют, с лучшими заключают контракты на долгосрочную перспективу, а кто просто сделал хорошо... таких много.

Однако вернемся к способам планирования. Они зависят от личных предпочтений, но держать все перед глазами удобнее, чем в голове. Знаю коллег, которые заводили планинг и не вели его, тогда как компьютерный органайзер пришелся им по душе. Есть и обратные примеры. Если у вас обустроено постоянное рабочее место дома, то эффективно будет сделать настенную или настольную доску-планинг, где вы наглядно представите себе неделю за неделей, будете отмечать сроки и этапы выполнения, звонки, отчеты и прочее.

Я сейчас исследую систему, описанную в книге Брайана Трейси «Выйди из зоны комфорта. Измени свою жизнь». Мне она нравится своей практичностью, применимостью в жизни, а не просто общими мотивирующими рассуждениями. Также в ее пользу скажу, что в ней есть интересный подход: из всех задач вы выбираете самые важные, которые продвинут вас вперед прямо сейчас. Обычно этими задачами являются те самые, которые вы откладываете чаще всего из-за опасений сделать не так, получить негативный ответ и т. д.

Также советую обратить внимание на книгу «Правила делового общения. 33 „можно“ и 33 „нельзя“» Нины Зверевой. Там, например, есть такое правило: нельзя звонить подчиненным в их личное время. Фрилансер — это и руководитель, и подчиненный для самого себя одновременно. Если сегодня он совершает звонок в свое личное время и в личное время клиента, и это клиентом не пресекается, значит, завтра это личное время будет уже сочтено рабочим. Мы привыкли, что свою жизнь можно подвинуть в угоду работе и реализации проекта, однако это ведет к круглосуточной работе, которая отрицательно сказывается на качестве. Никто не говорит, что в восемь вечера вы выключаете компьютер и открываете любимую книгу, но время после восьми вечера (девяти, десяти — как кому удобнее) уже является личным, ваша воля, как им распорядиться.

Для меня, например, это что-то вроде запасного кармашка со временем. Если нужно, что бывает периодически, я действительно трачу его на выполнение задач, которые не успела за день, но я наверстываю упущенное, а не получаю дополнительные задания. Чувствуете разницу? По сути, то же самое происходит с выходными днями. Однако тут уже все зависит от специфики вашей деятельности. Некоторые клиенты свободны только по выходным, и с этим ничего не поделаешь. Но и это не отменяет того, что в восемь часов субботнего утра вас не должны выдергивать из постели звонком.

 

— Наверное, не все правила выполнимы? Например, про то, что совещание не должно длиться более двух часов. Нередко встреча с клиентом занимает гораздо больше времени.

— Если вы проанализируете свои длительные встречи (а это необходимо делать всегда!), то сможете ли вы утверждать, что все время было потрачено исключительно эффективно? Никто никого не ждал, никто не отвлекался, не разъяснял очевидное, не повторялся, не искал информацию, которую можно было подготовить заранее? Подготовка к встрече — это тоже существенный элемент, который экономит время, его следует вписывать в систему вашей работы. Однако, повторюсь, никакое правило не является догмой, как и система — клеткой, напротив, если она мешает вам эффективно работать, меняйте ее, отказывайтесь от нее!

 

 

— Итак, резюмируем. Вы устанавливаете время подъема и время отхода ко сну, а также время начала рабочего дня и его окончания. Правильно ли начинать рабочий день со звонков?

— Мне кажется, вначале нужно давать себе время на просмотр почты и подготовку. Условно, если с 10 часов утра вы уже можете звонить и допускаете, что могут звонить вам, то рабочий день начинается в девять, чтобы вы могли успеть проверить новости по работе, сориентироваться, что отвечать на письма, отшлифовать работу. Потому что почту вы будете смотреть в любом случае, но если вы отнимете время на работу с ней от сна, еды или совместного завтрака с любимым человеком, то понятно, какое качество будет у этих дел. К слову, я проверяю почту сразу, как проснусь по звонку будильника, но это не значит, что если там деловое письмо, я побегу на него отвечать. Если, конечно, речь не идет о чем-то очень срочном. Но не нужно сосредотачиваться только на будничном планировании.

 

— Что это значит?

— Это значит, что вы должны знать, как действовать в разных ситуациях. Разработать что-то вроде алгоритма на случай, если у вас сломается компьютер и пропадет сделанная работа; нужно будет оперативно найти информацию или подрядчика, поставщика; клиент выскажет недовольство; вы заболеете. Речь идет не о плане даже, а о способах этих вещей избежать или смягчить их последствия. Так, для фрилансера крайне важно иметь запасное орудие труда, регулярно сохранять свои наработки на альтернативном устройстве или в облачном накопителе, понемногу формировать собственный страховой фонд на карте, составлять базу тех людей, которые могут быть полезны в той или иной ситуации. Все это предупреждает панику, но не делается в один момент, а поэтому нуждается в осмыслении и включении в план.

 

— Важный вопрос: позволяет ли система бороться с прокрастинацией — бичом любого работника, но в особенности фрилансера?

— Немного помогает. Чем подробнее ты запишешь, что нужно делать, учитывая все свои интересы, в том числе отдых, перерывы на вкусную еду, тем четче ты будешь следовать плану. Если сложное дело разбить на маленькие этапы, тебе будет легче его осилить, а прокрастинация часто возникает из-за неуверенности и страха перед задачей или из-за того, что мозг только нагружают, не давая ему отдыха и никак не поощряя. Однако не стоит надеяться на то, что вам не придется собирать свою силу воли в кулак и фактически бороться с самим собой, если у вас уже есть такая плохая привычка, как прокрастинация. Тем не менее, когда то, что вы делаете, рождает в вас чувство удовлетворения, то соблазн прокрастинировать снижается.

Это важно, потому что на первых порах, когда вы будете следовать своей системе, нужно хвалить себя, если вы четко выполняете все пункты. Вы когда-нибудь заставляли себя делать зарядку? Помимо радости тела от нагрузок, помните это чувство «Я смог, я герой?» То же самое ощущение появляется, когда все пункты дневного плана вычеркнуты и внизу светится, как в сложной компьютерной игрушке, кнопка Done — «Сделано!»

Следить за комментариями этой записи   
Войдите с помощью или , чтобы оставить комментарий

Ещё по теме:

Пока все дома

Пока все дома

Несколько слов о работе вне офиса

11 октября 2013 0 791
Агрессивная сова

Агрессивная сова

Как распознать в соискателе тихоню или нарцисса

25 октября 2014 2 846
Номер второй

Номер второй

Когда фрилансеру нужны еще одни руки

14 мая 2015 2 248

Свежие статьи

Очень деловые (часть I)

Очень деловые (часть I)

Женщины, без которых наша жизнь сложилась бы по-другому

23 октября 2017 0 11
Ужасы от «Понедельника»

Ужасы от «Понедельника»

Жители Петербурга о любимых «ужастиках» и своих собственных страхах

22 октября 2017 0 23
Факты вместо мелодрам?

Факты вместо мелодрам?

Когда душещипательные романы о вампирах и головоломные детективы приелись, наступает пора литературы нон-фикшн

21 октября 2017 0 182