интернет-журнал о бизнесе, карьере и образовании
19 .. 21
  • Курсы ЦБ РФ
  • $ 62.44
  • 73.24
спецпроект
Ставь смайл!

«Я к вам пишу — чего же боле?»

 

Каких только писем не сыплется в наш электронный ящик сегодня, а сколько писем приходится отправлять нам самим! Рано или поздно наступает момент выработать для себя (и компании) некие стандарты обращения с виртуальной корреспонденцией. И лучше сесть и сделать это прямо сейчас, чтобы потом, в условиях цейтнота, действовать автоматически, не тратя времени на принятие решения, сомнения и тому подобное. «Понедельник» остановился на трех значимых моментах, которые непременно нужно прояснить для себя каждому, чтобы не вызвать неудовольствие адресата.

Текст: Светлана Хаматова

 

Итак, во-первых, допустимо ли обращение «Доброго времени суток!», до какого часа можно писать «Добрый день!» — и вообще, стоит ли рисковать ошибиться со временем в приветствии?

Во-вторых, уместно ли размещать в конце письма дополнительные элементы — профессиональный анекдот, «мудрое изречение дня», рекламу ваших услуг, новости компании?

В-третьих, когда прилично отправлять деловую почту — в любое время суток, в любой день недели или же лучше пользоваться функцией отложенной отправки, а главное, нужно ли непременно извиняться за то, что тревожите адресата в выходной или в пятницу вечером?

 

Эти вопросы мы задали нашим экспертам, дополнительно поинтересовавшись, что они делают с длинными письмами и что думают об авторе послания, отправленного в неурочный час: трудоголик он, так как работает, когда другие уже отдыхают, или же лентяй, поскольку не успел все сделать в положенное время?

 

 

— Работа PR-специалиста вынуждает быть на связи 24/7, поэтому я спокойно воспринимаю, когда рабочие вопросы всплывают и решаются в нерабочее время. Сейчас, когда деловое общение все чаще происходит в социальных сетях, где по умолчанию принят неформальный стиль общения, некоторое послабление официальности заметно и в переписке по электронной почте. Мне нравится эта тенденция. Ведь везде работают люди, и пожелать в пятницу хороших выходных, в понедельник «поздравить» с началом рабочей недели или усилить эмоциональность предложения «скобочками» уже не выглядит излишней фамильярностью. Но при этом правила вежливости никто не отменял: обращение на «вы», извинение, за беспокойство в неурочное время, исключение можно сделать только для давних и хороших знакомых.

В работе я сторонник подхода «четко — ясно — понятно». Для меня вопрос этики — не тратить попусту время собеседника, а сразу переходить к главному. Приятно, когда и контрагенты придерживаются этого принципа. Вместе с тем я не обращаю внимания, когда отправлено письмо, и тем более не делаю выводов об авторе. Бессонница, вдохновение, другой часовой пояс, аврал... Разные обстоятельства могут подвигнуть человека работать ночью или в выходные.

 

 

— Деловая переписка ведется в строгих рамках, и отступление от них вызывает раздражение и недоумение. Деловые люди ценят свое время, и тратить его на длинные письма не в их правилах. Отправитель письма рассчитывает на деловой контакт и партнерство. Используя недопустимую форму письма, он не достигнет цели. Некое изречение допустимо, если оно является частью логотипа компании.

Лично я обращаю внимание на фразы типа «Доброго времени суток!» или же на ошибки во времени в обращении. Сразу же возникает ощущение, что ко мне обращаются в числе других тысяч адресатов, что письмо адресовано не мне лично. Обращение «Доброе утро» я пишу до 10:00, а «Добрый вечер» — до 19:00. При этом деловую почту я направлю строго с понедельника по пятницу с 8:30 до 19:30. Бывают ситуации, когда сам клиент просит предоставить информацию за границами рабочего времени, тогда я отхожу от деловых рамок. Но все-таки общение вне рабочего времени — исключение. Это может быть инициатива клиента, партнера и ваша готовность ее поддержать.

Письма с длинным вступлением я быстро просматриваю, если глаз не выхватывает нужную информацию, просто удаляю. Иногда я получаю письма, информация в которых мне интересна, но читать их тяжело в силу того, что они составлены непрофессионально. Редко, но могу потратить время для того, чтобы разобраться в сути. В большинстве случаев такое письмо я удалю. Однако я вряд ли буду что-то особенное думать об авторе письма, которое было отправлено в выходной день или поздно ночью. В первую очередь меня должна заинтересовать суть самого письма.

 

 

—Так как я работаю в пиар-агентстве, у которого есть зарубежные клиенты, то, по сути, рабочая почта сваливается на мобильный нон-стоп. В отдельные «удачные» дни я получаю до 700 сообщений. Поэтому я предпочитаю письма без длительных вступлений, по существу вопроса. Ужасно не люблю, когда тема послания не соответствует содержанию. К письмам в выходные отношусь спокойно. В PR Partner принят стандарт: в рабочий день, заказчик должен получить ответ в течение восьми часов, обычно за два-четыре часа, в нерабочие дни время на ответ не регламентировано, если кто-то отвечает, то по своему желанию.

Что касается рекламы в конце письма, то я считаю ее допустимой, в отличие от мудрых изречений или анекдотов, так как реклама услуг имеет отношение к делу, работе, а веселые истории — нет. Еще отмечу, что я отправляю почту в любое время суток, часто работаю в командировках, в других часовых поясах, и за письма на рабочую почту в выходные не прошу прощения. У получателя есть возможность их не открывать. Если я вижу, что человек онлайн, то в выходные я его тревожить не буду, однако если заказчик задаст мне вопрос в такое время, скорее отвечу, чем нет.

 

 

— Учитывая, что я и подпись-то редко читаю, не вижу смысла еще больше перегружать сообщения рекламой в конце или анекдотами. На мой взгляд, лучше предоставлять чуть больше информации о себе. Например, к стандартной рабочей почте и телефонному номеру добавить ссылки на профили в социальных сетях. Мелочь, а приятно. Кроме того, это говорит о том, что собеседник открыт для общения. Фразу «Добрый вечер» пишу до победного конца. Но считаю, что «Добрый день» — универсальное приветствие, которое подходит одинаково и для утра, и для дневного времени, и для вечера. Сочетание «Доброго времени суток» не использую, так как вообще не люблю этот оборот. Если собеседник находится на другом конце света, то предпочитаю использовать слово «Здравствуйте». Чтобы не гадать, лучше перестраховаться не привязанным ко времени приветствием.

Важно понимать: в маркетинге и рекламе выходных нет. Тебе могут позвонить, написать после окончания рабочего дня или в выходной — и ты должен ответить. Да, есть послабление — ответить можно с задержкой, но ответить нужно обязательно. Связано это с тем, что постоянно возникают «асаповые» задачи (от A.S.A.P. — as soon as possible, «так скоро, как только возможно». — ред.) или вопросы, которые не могут ждать. Но даже тогда необходимо извиниться за вмешательство в личное время другого человека. Неужели кто-то так не делает?

Если время нерабочее, но я вижу, что адресат в сети, я ему напишу, конечно же. Раз он онлайн, значит, у меня больше шансов получить мгновенный ответ. Если собеседник не хочет отвечать сейчас, он так и скажет, что подумает над этим предложением или рассмотрит вопрос в понедельник. Зато я буду уверен, что напомнил о себе и попытался прояснить ситуацию. Хотя мне, наверное, везет. Подавляющее большинство тех, кому мне приходится писать в выходной день или в нерабочее время, отвечают сразу и не откладывают на понедельник. Когда мне приходит длинное письмо, я пробегаю глазами вступление, чтобы понять, кто мне пишет и от чьего имени. Но стараюсь как можно быстрее перейти к основной части письма. Люблю интересные креативные письма.

Сходу вспоминаются письма Александра Ионицкого, когда он рассылал потрясающие тексты в поисках спонсоров для «Пикника Афиши». Рекомендую почитать. Там каждое письмо на грани шедевра. Если бы все так писали, продаж было бы гораздо больше. Письма, которые оставляли сожаление, что они не сформулированы иначе, я получал, и неоднократно. Некоторые в общих чертах можно описать так: «Не соблаговолит ли достопочтенный джин...» Зачем так расшаркиваться? Вы отнимаете мое время подобными вступлениями. Лучше уж просто «Добрый день, Кирилл!» Мне будет этого достаточно. Второй негативный фактор — это монументальные пространные предложения.

Есть же элементарные правила, которые упрощают громоздкие предложения. Если не знаете, как это сделать, читайте советы «Главреда». Там все коротко и ясно. Если утром в понедельник я читаю письмо, отправленное в выходной, считаю себя виноватым, что не посмотрел почту раньше. Ведь такие люди и не трудоголики, и не лентяи, просто в жизни бывает всякое, а сроки, как правило, горят у всех. И факторов, объясняющих работу в выходные, может быть миллион. Если мне отправляют письмо в выходной, значит, у того человека в понедельник уже должно быть готовое решение!

 

Резюме:

  • пишите коротко, не перегружайте ни само послание, ни подпись к нему;
  • если дело того требует, вы можете отправлять письма хоть в час ночи, однако не просите и даже не ждите моментального ответа. И да, не забудьте извиниться за беспокойство, особенно если адресат онлайн;
  • не жалейте слов «Здравствуйте!» и не экспериментируйте с обращением, если не знаете точно все-все про время суток, когда ваш адресат прочитает послание, а также про то, как он реагирует на ошибки.

 

P.S. Добавим, что деловая переписка вовсе не обязана быть сухой и скучной, и пример Александра Ионицкого, отвечавшего за продажу рекламных площадей в «Афише», это действительно отлично демонстрирует, однако не все, например, смогут начать послание с честного предупреждения: «Warning! Чтение данного сообщения может ополовинить ваши бюджеты», а потом еще ввернуть оборот наподобие этого: «Наши сильно квалифицированные юристы впервые после университетской скамейки перечитали законодательство, и надо же — случайно обнаружили: если вдруг так чудесно сложилось, что какой-то алкогольный бренд еще не размещался в «Афише» в 2003 году, то введенное эмбарго на его рекламу во все издания «Афиши» НЕ ДЕЙСТВУЕТ!!!»

Кстати, издательство «Альпина Паблишер» как раз в этом году выпустило сборник лучших писем указанного товарища. Кто уже прочитал, сравнивает его тексты с произведениями Ильфа и Петрова и уверяет, что книжку можно взять с собой в полет и даже не заметить турбулентности. Пожалуй, такому примеру можно и последовать — в смысле составления рекламных предложений, только не забудьте вначале потренироваться на кошках, котиках и котятах. Кошачьи в последнее время — это наше все!

Следить за комментариями этой записи   
Войдите с помощью или , чтобы оставить комментарий

Ещё по теме:

Легко ли быть «нетмэном». Под обаянием моды на протесты

Легко ли быть «нетмэном». Под обаянием моды на протесты

Многие из нас искренне боятся, что за отказом последуют агрессия и непонимание.

6 декабря 2013 0 556
Лидер под микроскопом (часть 2)

Лидер под микроскопом (часть 2)

Психологические качества современного руководителя (часть 2).

20 февраля 2014 0 769
Опоздал – место потерял

Опоздал – место потерял

Когда время – деньги, опоздания становятся эквивалентны банкротству. Хронические...

12 июня 2014 1 995

Свежие статьи

НЛО под названием Frisbеe

НЛО под названием Frisbеe

О том, как научить пироги летать.

16 июля 2018 0 35
20 лет спустя

20 лет спустя

ЧМ-2018 на «Понедельнике»: футбольная аналитика, факты, обсуждения.

16 июля 2018 0 32
И все довольны

И все довольны

ЧМ-2018 на «Понедельнике»: футбольная аналитика, факты, обсуждения.

15 июля 2018 0 36