интернет-журнал о бизнесе, карьере и образовании
3 .. 5
  • Курсы ЦБ РФ
  • $ 65.31
  • 75.37
спецпроект
Vzmakh-30

Правильные шаги к отлаженных процессам (часть 2).

 

Продолжаем полезный разговор! (Первую часть материала читайте здесь).

Опыт показывает — провалы в проектах по автоматизации происходят в основном из-за ошибок, допущенных на этапе планирования работ. На эти ошибки, как снежный ком, наслаиваются последующие, и в результате проект уже невозможно спасти.

Текст: Дарья Кутмина

 

Как правильно спланировать работу по автоматизации?

 

Шаг 1. Структурируем свои процессы

 

Перед началом проекта важно разобраться в своих бизнес-процессах. В результате у Вас должна получиться:

Структура процессов компании

Цепочка перехода продуктов от одного процесса к другому

Описанные требования, которые клиент процесса ждет от продукта

 

Шаг 2. Выбираем, что отдать машине

 

Машина действительно может сотворить чудо и сделать предприятие очень эффективным. Надо только подойти к ней правильно и не попасть в ошибку «автоматизация ради автоматизации».

Например, использование поломоечной машины вместо швабры — это хорошо и прогрессивно. Но если у нас кофейня площадью 10 кв. метров?

Поэтому просто подумайте, какие процессы в Вашей организации более или менее стабильны? Отдавать компьютеру надо только то, что должно выполняться по определенному алгоритму, всегда именно таким образом, именно с таким результатом.

Поэтому такую популярность имеет 1С: Бухгалтерия — результаты ведения учета регламентированы законодательством.

 

 

В статьях, написанных вендорами, Вы 100% увидите фразу: «Надо передать машине всю работу предприятия, иначе получим лоскутную автоматизацию, компоненты ПО не подойдут друг к другу, и придется все переделывать».

Но мы уже разобрались, что процессы — это живой организм, они часто меняются, какие-то добавляются, какие-то упраздняются. Как внести изменения в программу? Обратиться к вендорам за постоянной актуализацией ПО.

Еще Вам скажут: «Перед переходом к автоматической работе нужно все оптимизировать, иначе мы зашьем в ПО неправильное, неэффективное их выполнение».

Но оптимизация должна происходить постоянно, нужно анализировать работу, мотивировать персонал участвовать в оптимизации. Только если сам исполнитель участвует в инициации изменений, деятельность предприятия изменится и станет более эффективной. Никакие вендоры за Вас и Ваш персонал работу предприятия не оптимизируют, тем более за короткий срок в 1-3 месяца. Они скорее подгонят работу организации под стандартные процедуры, которые уже прописаны в их ПО.

Поэтому, если у вас не крупная корпорация, которая может себе позволить многомиллионный проект с примерно такой же абонентской платой, не слушайте вендоров. Постоянно оптимизируйте свою работу и передавайте компьютеру только нужные действия.

 

Шаг 3. Выбираем подход

 

Следующий немаловажный момент, автоматизация — это инвестиции. Принцип инвестирования — чем больше мы вложим денег, тем лучшим будет результат. Но если мы изначально взяли не тот курс, какими бы ни были вложения, результата они не принесут.

Есть 3 подхода к способам перехода к автоматизации:

  • Подобрать типовое ПО
  • Взять типовое ПО и донастроить его
  • Разработать индивидуальное решение

Выбор подхода зависит от уникальности предприятия. Если у Вас стандартная организация, которая работает так же, как и все предприятия отрасли, можно подобрать типовое ПО. Например, обслуживание гостя в кофейне, закупка сырья и расходников и т.д.

Если у Вас кофейня с каким-то ноу-хау, которое не вписывается в стандартную работу отрасли, Вы можете взять типовое ПО с доработкой его под Вас.

Если у Вас уникальная инновационная организация, лучше разработать собственную систему.

Поскольку оплачивается время разработчиков, чем дольше длится внедрение, тем оно дороже.

Оцените, насколько стандартны те действия, которые Вы выбрали для передачи компьютеру на предыдущем шаге, и выберете свой путь.

Для задания ориентиров по срокам и стоимости приведем этапы и усредненные сроки каждого подхода:

 

 

Для разработки собственного ПО можно найти региональные российские компании, которые работают на весь мир и берут относительно небольшие деньги.

Но нужно иметь в виду, что разработка и доработка ПО может занять и более 1 года. Не изменится ли за это время работа предприятия?

 

Шаг 4. Вносим корректировки

 

Мы уже выяснили, что для организации, как и для ее процессов, важна гибкость, способность адаптироваться и изменяться. Поэтому корректировки в программу в любом случае нужно будет вносить — не так важно, типовая она или разработанная.

Корректировки можно разделить на 2 вида:

1. Корректировки в первые месяцы после внедрения. Цель — проверить, справляется ли ПО со своими задачами. Производится отладка программы под действующие процессы

2. Последующие корректировки. Цель — адаптация ПО к изменяющимся процессам

Как это происходит на практике? Обычно инициатива исходит от исполнителей процессов — они знают все подводные камни и первыми понимают, что можно делать по-другому — лучше, быстрее. Поэтому качество результата и скорость выполнения процесса должны быть учтены в мотивации сотрудников. Тогда Вы можете быть уверены, что персонал поделится идеями по оптимизации процессов.

Исполнители передают свою идею руководителю, который согласовывает с высшим руководством необходимость корректировки ПО. Затем вендору передается техническое задание на корректировку, согласовываются сроки и стоимость.

Изменение процесса очень сложно навязать «извне», поэтому призыв экспертов по оптимизации процессов обычно не дает никаких положительных результатов. Даже идея руководителя будет восприниматься персоналом как навязывание своих интересов. Любой предприниматель с этим сталкивался. Поэтому важно создать внутри компании среду, в которой сотрудники делятся своими идеями по улучшению работы.

Как подобрать типовое решение под свой бизнес

Попробуем разобраться в готовых типовых программах.

Обычно предлагается 2 варианта покупки ПО — аренда облачной системы с ежемесячной абонентской платой или единоразовая покупка лицензий с установкой на каждое рабочее место. Обычно малый бизнес выбирает облако — не нужны большие инвестиции на старте, а крупный бизнес — установку на рабочие места — может себе позволить крупные инвестиции, экономя на последующих ежемесячных платежах.

В таблице ниже предлагается вариант решений под разные по размеру и отрасли бизнесы:

 

 

Опыт общепита

Ранее мы выяснили, что все представители отрасли общепита работают примерно одинаково — нужно так или иначе обслуживать гостей, закупать сырье, готовить продукцию или напитки. В последнее время большинство компаний этой сферы перешли на систему iiko.

Чтобы реализовать ее возможности по-максимуму, можно дополнить стандартный модуль учета приложениями для мобильных устройств и планшетов. Получается целая экосистема:

 

 

С таким набором программ Ваша точка общепита будет работать как часы. Ошибки автоматизации

В летопись, как государственную, так и корпоративную, в основном, вносятся громкие успехи. В историях компаний Вы вряд ли прочтете о каких-либо неудачах. К сожалению, проекты по автоматизации не всегда заканчивается успехом.

Перечислим основные ошибки, приводящие к провалам проектов по автоматизации:

1. Неправильный выбор вида автоматизации (полная или частичная, типовая, с доработкой или уникальная разработка).

Получается «Автоматизация ради автоматизации» — компания толком не разобралась, какие задачи стоят перед проектом, просто захотела быть на одной волне с другими.

Например, компьютеру передают те действия, которые должны быть гибкими. Или заносят деятельность уникальной организации в типовое ПО, которое не позволяет работать нужным образом.

Поэтому нельзя торопиться с автоматизацией, нужно хорошо разобраться в своих процессах и понять, что действительно нужно оцифровать.

2. Попадание в ловушку бесконечной автоматизации.

Ошибки, сделанные на начальных стадиях проекта, влекут за собой постоянные доработки ПО, которые съедают множество ресурсов организации и не приносят результата.

Если Вы понимаете, что уже столкнулись с этой проблемой, лучше заморозить проект, подумать над его ошибками и начать все заново. Ключевые выводы

Перед началом проекта важно проникнуться самим понятием бизнес-процесса:

  • Составить структуру процессов Вашей компании
  • Проследить цепочку перехода продуктов
  • Задать требования, которые потребитель ждет от продукта

Затем необходимо определиться, какие действия в компании являются стабильными и могут быть зашиты в программу.

Далее нужно понять, насколько эти действия уникальны, и выбрать один из вариантов:

  • Подобрать типовое решение
  • Заказать доработку типового решения
  • Разработать индивидуальное ПО

Если правильно подойти к проекту и подобрать решение именно под свою компанию, то риски будут сведены к нулю. Желаем успехов!

Следить за комментариями этой записи   
Войдите с помощью или , чтобы оставить комментарий

Свежие статьи

Летний кадр

Летний кадр

6 фотоконкурсов для профессионалов и любителей.

27 июня 2019 0 3
Сколько стоит кусочек звезды?

Сколько стоит кусочек звезды?

Как заработать на сокровищах из космоса.

26 июня 2019 0 17
IT-конструктор

IT-конструктор

Какие технологии отбирают хлеб у программистов?

25 июня 2019 0 54