интернет-журнал о бизнесе, карьере и образовании
3 .. 5
  • Курсы ЦБ РФ
  • $ 65.31
  • 75.37
спецпроект
Vzmakh-30

Правильные шаги к отлаженным процессам (часть 1).

 

Автоматизация компании привносит в бизнес новые возможности. Но непонимание системы процессов предприятия, целей и задач автоматизации может привести к большим потерям без нужного результата.

В статье мы расскажем о процессном подходе и автоматизации простым языком, максимально применительно к практике. Разберем основные ловушки и то, как их избежать. Расскажем о правильных шагах к отлаженным процессам, поможем подобрать решение для вашего типа бизнеса.

Текст: Дарья Кутмина

 

Часть 1. Что нужно знать о бизнес-процессах и автоматизации

 

Большинство статей о процессах предприятия написаны либо сухими теоретиками из сферы IT, либо вендорами ПО. Из-за чего материал получается не очень понятным, несет формальную поверхностную информацию, настраивает читателя на то, что автоматизм нужен всем, а такая-то система точно справится с задачей. Мы представим информацию по-другому.

Вам знакома фраза: «В организации есть маркетинг, даже если им никто не занимается»? С процессами все то же самое. Они есть всегда.

Причем даже малому предприятию из 3 человек полезно представить себя в виде системы.

Если совсем кратко, бизнес-процесс — это преобразование ресурсов в полезный для клиента продукт.

Соответственно, чтобы выстроить эту цепочку правильно необходимо:

1. Определить клиента с потребностью

2. Узнать его требования к продукту

3. Наладить производство и поставку продукта, соответствующего требованиям

Все просто. Например, мы решили открыть небольшую кофейню без кухни с посадкой до 10 человек.

Кто наши предполагаемые потребители и какие у них требования?

 

 

Теперь наши усилия мы будем прилагать к тому, чтобы удовлетворить требования наших потребителей. Очевидно, что нам нужны следующие ресурсы:

1. Помещение 15-20 кв.м в проходимом месте вблизи учебных заведений

2. Свежая, вкусная продукция для приготовления сэндвичей и выпечки

3. Кофемашина средней мощности

4. Расторопный персонал

5. Быстрое ПО

6. Качественные, но не слишком дорогие материалы для отделки

7. Уборщица для регулярной уборки помещения

На реальном примере необходимо еще больше погрузиться в определение групп потребителей, их пожеланий и наших требований к поставщикам. Только тогда предприятие будет эффективным, когда есть полное соответствие!

Еще один важный вывод, сделанный после такого анализа: нам не нужно тратиться на самую дорогую кофемашину, премиум-материалы для отделки и т.п. Но важно предусмотреть уборщицу, искать именно расторопного кассира и т.д.

 

Структура процессов организации

 

Очевидно, что обслуживание гостей — это суть деятельности кофейни, поэтому процесс обслуживания будет Основным.

Его мы детализируем на конкретные шаги, который должен выполнить кассир для обслуживания гостя: принять заказ, приготовить заказ, принять оплату.

Другие процессы — Вспомогательные, они поставляют ресурсы и управляют основной деятельностью по обслуживанию гостей. Так они и делятся — на Обеспечивающие (закупки, уборка, уход за оборудованием и т. д.) и Управляющие (управление маркетингом, персоналом, финансами и т. д.). Перечни в разных бизнесах могут отличаться.

Построим простую матрицу:

 

 

Да-да, клиент у Закупок, Обслуживания оборудования, Управления маркетингом именно Бариста. Потому что без сырья и материалов, работающего оборудование и зашедших гостей он не сможет выполнить Обслуживание клиентов и не получит установленный процент от выручки. Представляя бизнес таким образом, мы выстраиваем и систему мотивации, которая делает предприятие саморегулируемым.

Попробуйте смоделировать подробную матрицу для Вашего действующего или проектируемого бизнеса, проверьте соответствие продукта и пожеланий его потребителей.

Рекомендую также провести моделирование выделенных процессов предприятия, которое поможет понять цепочки передачи продуктов. Ниже приведен пример такой схемы для организации, состоящей из небольшого производства, интернет- и розничного магазина:

 

 

Кстати, такой подход применим не только для моделирования компании. Например, если Вы наемный работник, согласитесь, полезно знать конкретные пожелания начальника к результату Вашей работы. Может быть, вы стараетесь написать как можно более подробный отчет, а ему нужно красиво оформленные 4 цифры?

Более того, в личной жизни бесспорно важно понимать требования своей второй половинки. Может быть, вы стараетесь почаще дарить ей цветы, а она хочет, чтобы Вы ходили с ней в театр...

Если Вы распишете алгоритмы выполнения процессов, это поможет лучше организовать работу компании, сократить потери ресурсов, получить дополнительную прибыль. А можно пойти дальше — передать выполнение процессов компьютеру.

 

Просто о работе машин

 

Автоматизация — это выполнение компьютером рутинных операций.

Самый простой и понятный пример — это MS Excel. Зачем нам считать что-то вручную, если компьютер может это сделать за нас по заранее запрограммированной формуле?

Сейчас широкое распространение получили Google таблицы. Тот же Excel, но с возможностями совместного доступа к файлам, открытия на любом устройстве, подключенном к интернету и т.д.

Google таблицы и документы могут упростить многие задачи организации: в них можно вести расписание, анализировать управленческую отчетность, создавать инструкции.

Поэтому Google таблицы широко используются не только малыми (не автоматизированными) предприятиями, но и крупными организациями с собственными ПО для учета и анализа. Почему? Потому что Google таблицы легко настраиваются под любые задачи. А вот тяжеловесное ПО бывает трудно перестроить под какие-то узкие цели.

Это и есть основной минус работы компьютера — отсутствие гибкости.

 

Плюсы и минусы автоматизированности

 

Например, мы передали компьютеру закупку сырья и расходников для кофейни. Компьютер сам следит за остатками, при заданном минимуме он дает сигнал и формирует заказ. Человеку нужно только проверить заказ и отправить его поставщику.

Плюсы такого изменения:

Работник не тратит время на постоянную проверку остатков и заполнение формы заказа. Он теперь выполняет больше других действий, которые невозможно передать машине (обслуживает клиентов) за ту же зарплату.

И если у нас было, например, три кассира в смену, теперь с потоком справятся и двое. Мы высвобождаем одного работника в смену и экономим.

Минусы:

Закупки выполняются только так, как запрограммировано. Если мы захотим выбрать другого поставщика, у которого дешевле, но нет части ассортимента, нам нужно вносить изменение в алгоритм, а это дополнительная оплата разработчику ПО.

Выполнение действий компьютером гарантирует одинаковость результата. Но работа предприятия — это живой организм, который должен постоянно меняться, реагируя на изменения внешней среды, будь то угрозы или новые возможности.

Часто после передачи действий компьютеру получается так, что в первые месяцы действительно экономятся ресурсы, кажется, что через полгода-год мы окупим затраты на внедрение ПО (как нам и обещали вендоры). Но через 3-4 месяца ситуация меняется, и нам надо либо перенастраивать ПО, неся дополнительные затраты, либо отказаться от него, записав убыток.

Поскольку убыток признавать неприятно, организации выбирают первый вариант и попадают в ловушку — бесконечную борьбу с ПО, которое все время делает не то.

 

Виды автоматизации

 

В наш век программирования передать компьютеру можно практически все. Самые сложные вопросы тут — а что именно передавать и каким образом?

Чтобы ответить на него, нужно понять, какой вид автоматизации подходит именно Вам.

Автоматизация бывает:

1. По охвату:

А) Полная (когда практически вся деятельность компании зашивается в программу)

Б) Частичная (когда машине передается только часть процессов)

2. По типу внедрения:

А) Подбор типового решения

Б) Доработка типового решения

В) Разработка индивидуального ПО

Об этом подробнее поговорим во второй части материала.

Следить за комментариями этой записи   
Войдите с помощью или , чтобы оставить комментарий

Свежие статьи

«Это просто большая цитата!»

«Это просто большая цитата!»

Кто выигрывает в битве за уникальность текстов.

16 октября 2019 0 13
Единый, бесплатный, онлайн

Единый, бесплатный, онлайн

Как один учебник обеспечит индивидуальное образование всем.

14 октября 2019 0 13
Главный по шприцам

Главный по шприцам

Что ждет химика после выпуска из университета?

11 октября 2019 0 18